Compliance in facility management
- Eyeonim
- 24 apr
- 3 minuten om te lezen
Facility managers staan voor een toenemende uitdaging: het beheren van complexe gebouwportefeuilles terwijl ze moeten voldoen aan steeds veranderende wet- en regelgeving. Onderzoek wijst uit dat de jaarlijkse onderhoudskosten van een gebouw variëren tussen 1-2% van de initiële bouwkosten. Over een levensduur van 40 jaar kan dit oplopen tot 80% van de initiële kosten. Effectief beheer van technische documentatie is niet alleen een administratieve taak, maar vormt de ruggengraat van compliant facilitybeheer.
De hoge prijs van non-compliance
In de huidige regelgevingsomgeving kan het niet naleven van voorschriften verstrekkende gevolgen hebben. De gemiddelde jaarlijkse kosten van non-compliance kost typisch 2,71 keer zoveel als het onderhouden en voldoen aan compliance-eisen.
De gevolgen gaan verder dan financiële boetes. Zo kan het niet naleven van GDPR-regelgeving leiden tot flinke boetes. Daarnaast kan non-compliance leiden tot reputatieschade, personeelsverloop, verlies van klanten en aanzienlijke boetes van toezichthouders.
Veelvoorkomende uitdagingen voor facilitymanagers
Verspreide documentatie
Veel facilitybeheerders worstelen met technische documentatie die verspreid is over verschillende systemen, schijven en afdelingen. Dit leidt tot inefficiëntie en het risico dat beslissingen worden genomen op basis van verouderde informatie.
Toegankelijkheidsproblemen
In de dynamische omgeving van facilitybeheer is tijdige toegang tot documentatie cruciaal. Technische teams, externe aannemers en auditoren hebben vaak direct toegang nodig tot specifieke documentatie, wat zonder goed beheersysteem een uitdaging kan zijn.
Versiebeheer en wijzigingen
Gebouwgebonden installaties ondergaan regelmatig wijzigingen en upgrades. Zonder robuust versiebeheer is het bijna onmogelijk om bij te houden welke documentatie actueel is, wat leidt tot veiligheidsrisico's en compliance-issues.
Samenwerkingsbarrières
Facilitybeheer vereist samenwerking tussen interne teams, externe aannemers en leveranciers. Ineffectieve documentatie-uitwisseling belemmert deze samenwerking en vertraagt projecten.
Audit- en compliancerapportage
Bij inspecties en audits moeten facilitybeheerders aantonen dat alle systemen voldoen aan de huidige wet- en regelgeving. Zonder gecentraliseerd documentbeheer wordt dit een tijdrovend en risicovol proces5.
De oplossing: strategisch documentbeheer
Effectief beheer van technische documentatie is geen luxe maar een noodzaak voor moderne facilitybeheerders. Een doeltreffende aanpak omvat:
Centralisatie van documenten
Door alle technische documentatie op één centrale locatie te beheren, creëert u een "single source of truth" waar alle belanghebbenden altijd de meest actuele informatie kunnen vinden. Dit elimineert het risico van verouderde of tegenstrijdige informatie.
Gestructureerde opslag en toegankelijkheid
Een logische documentstructuur en consistente naamgevingsconventies maken het mogelijk om snel de benodigde informatie te vinden. Dit verhoogt de efficiëntie en vermindert de kans op fouten.
Robuust versiebeheer
Door wijzigingen systematisch bij te houden, blijft de integriteit van technische documentatie behouden. Dit creëert een betrouwbare audittrail en maakt het mogelijk om terug te keren naar eerdere versies indien nodig.
Toewijzing en toegangscontrole
Niet iedereen heeft dezelfde toegangsrechten nodig. Een goed documentbeheersysteem maakt het mogelijk om toegang tot gevoelige informatie te beperken, terwijl relevante belanghebbenden toch kunnen samenwerken.
Meridian: de sleutel tot compliant documentbeheer
De Meridian Engineering Document Management Software van Accruent is specifiek ontworpen om de complexe documentatie-uitdagingen van facilitybeheerders aan te pakken. Met meer dan 20 jaar ervaring biedt Eyeonim een oplossing die zorgt dat u "in control" blijft over uw technische documentatie.
Structuur en beheersbaarheid
Meridian stelt gebouwbeheerders in staat om tienduizenden technische documenten effectief te structureren en te beheren. Het systeem biedt een duidelijk overzicht en controle over alle technische documentatie en tekeningen.
Efficiency en toegankelijkheid
Net als bij Radboudumc, waar de implementatie van Meridian resulteerde in aanzienlijke tijd- en kostenbesparingen, zorgt het systeem voor sneller zoeken, ophalen en uitwisselen van documenten. Onderhoudsmedewerkers kunnen met tablets het veld in, in plaats van met omslachtige papieren documentatie.
Verbeterde samenwerking
Door technische documentatie gemakkelijk toegankelijk te maken voor alle belanghebbenden, faciliteert Meridian effectieve samenwerking tussen interne teams en externe partners, wat resulteert in gestroomlijnde processen en verhoogde productiviteit.
Begin vandaag nog met compliant documentbeheer!
Bent u klaar om de controle over uw technische documentatie te nemen en compliance-risico's te minimaliseren? Meridian biedt de oplossing waar moderne facilitybeheerders naar op zoek zijn.
Bezoek onze Meridian pagina voor meer informatie over hoe Meridian uw facility management kan transformeren.
Of neem direct contact met ons op voor een persoonlijk gesprek over uw specifieke documentatie-uitdagingen.
Bronnen:
תגובות