5 valkuilen bij technisch facilitymanagement

Technisch facilitymanagement wordt steeds complexer. Gebouwen, installaties en assets moeten niet alleen functioneren, ze moeten aantoonbaar veilig, compliant en efficiënt beheerd worden. Toch worstelen veel organisaties met versnipperde informatie, inefficiënte processen en ontbrekende documentatie.

In dit artikel bespreken we vijf veelvoorkomende valkuilen in technisch facilitymanagement, én hoe de softwareoplossingen van Eyeonim helpen om deze uitdagingen te overwinnen.

1. Versnipperde technische documentatie

Een van de grootste problemen binnen technisch facilitymanagement is dat cruciale documenten overal en nergens staan: op netwerkschijven, bij aannemers, in mailboxen of op USB-sticks. Daardoor ontbreekt een centrale bron van waarheid.

➡️ Gevolg: Tijdverlies bij onderhoud, fouten in uitvoering, en risico’s bij audits of inspecties.

✅ Oplossing: Met een Document Management systeem beschik je over één centraal platform voor al je technische documenten, tekeningen en certificaten.

• Gestructureerde omgeving.

• Volledig gecontroleerd versiebeheer.

• Ingebouwde viewer.

• Integraties met bestaande asset management systemen.

• Samenwerking met externe gebruikers.

  
  

Zo heb je altijd de juiste, actuele informatie bij de hand, op kantoor én in het veld.

2. Geen eenduidig beheer van tekeningen en revisies

In technische organisaties circuleert vaak een wirwar aan tekeningen. Welke revisie is de laatste? Is deze goedgekeurd? Wie heeft wat aangepast? Zonder structuur ontstaat chaos.

➡️ Gevolg: Verkeerde tekeningen in gebruik, dubbel werk, en vertraging in onderhoud of renovaties.

✅ Oplossing: Het Document Management systeem van Eyeonim brengt structuur en controle in het tekeningenbeheer.

• Vergelijking tussen versies: je ziet direct wat er gewijzigd is.

• Workflow voor goedkeuring en publicatie: alleen de juiste, goedgekeurde tekeningen worden beschikbaar gesteld aan de organisatie.

• Volledig versiebeheer: altijd inzicht in de actuele en historische revisies.

  
  

Daarnaast zorgt de Drawing Validator voor automatische controle op de tekentechnische kwaliteit van al je tekeningen.

• Detecteert fouten en afwijkingen automatisch

• Bespaart handmatig controlewerk

• Zorgt voor volledige kwaliteitsborging in plaats van steekproeven

  
  

Samen zorgen het Document Management-systeem en de Drawing Validator voor een betrouwbaar, efficiënt en audit-proof tekeningenbeheer.

3. Onvoldoende grip op compliance en wetgeving

Van NEN 3140 tot brandveiligheidsinspecties: de hoeveelheid normen en wettelijke verplichtingen groeit snel. Zonder een goed overzicht is het bijna onmogelijk om compliant te blijven.

➡️ Gevolg:Verlopen certificaten, incomplete dossiers en risico’s tijdens audits.

✅ Oplossing: De Mosaic Compliance Tool van Eyeonim automatiseert het volledige complianceproces.

• Je ziet in één oogopslag de status van alle documenten per gebouw of installatie

• Ontvang automatische meldingen bij ontbrekende of verlopen documenten

• Combineer data vanuit systemen als SAP, Maximo, Ultimo, Meridian en Sharepoint.

  
  

Zo voorkom je verrassingen en toon je met één klik aan dat je volledig voldoet aan wet- en regelgeving.

4. Geen integratie tussen systemen en afdelingen

Facilitymanagers, onderhoudsteams en projectleiders gebruiken vaak ieder hun eigen software. Zonder integratie moet data handmatig worden overgenomen — met alle risico’s van dien.

➡️ Gevolg:Dubbele invoer, fouten, en gebrek aan real-time inzicht.

✅ Oplossing:Eyeonim zorgt voor naadloze integratie tussen documentmanagement, BIM, en onderhoudssystemen.

• Koppelingen met Autodesk Construction Cloud, Meridian, en assetmanagementsoftware

• Data-uitwisseling via API’s

• Eén uniforme workflow tussen ontwerp, realisatie en beheer

  
  

Zo ontstaat een volledig digitaal ecosysteem waarin informatie moeiteloos stroomt door de hele organisatie.

5. Geen inzicht in prestaties en onderhoudsstatus

Zonder overzicht van installaties, onderhoudsplannen en gebouwprestaties is het moeilijk om gefundeerde beslissingen te nemen. Veel organisaties sturen nog op losse spreadsheets of verouderde rapportages, waardoor cruciale informatie ontbreekt.

➡️ Gevolg: Reageren in plaats van proactief handelen, hogere onderhoudskosten en onnodige stilstand van installaties.

✅ Oplossing: De Ruimtebeheer- en BIM-platform-oplossingen van Eyeonim geven technisch beheerders en facilitymanagers de tools om inzicht te krijgen in de prestaties en onderhoudsstatus van hun gebouwen.

• 2D- en 3D-gebouwviewers: visualiseer ruimtes, assets en installaties in context

• Visualisatie van gebouwendata: visualiseer gebouwendata zoals gebruikers, ruimtetype, installaties, brandscheidingen etc.

• Dashboards met real-time data: zie direct waar pijnpunten liggen of waar afwijkingen optreden

• Integratie met Document Management: koppel tekeningen, handleidingen en certificaten direct aan de betreffende ruimtes of installaties

  
  

Met deze digitale “gebouwbril” van Eyeonim beheer je niet alleen documenten, maar ook de prestaties, risico’s en compliance van je vastgoed, in één geïntegreerd platform.

Conclusie

Technisch facilitymanagement vraagt om meer dan alleen goed onderhoud, het vereist volledige controle over data, documenten en compliance.

Met de oplossingen van Eyeonim, van Document Management tot Mosaic Compliance Tool, Ruimtebeheer en het BIM-platform, leg je de basis voor betrouwbaar, efficiënt en toekomstbestendig gebouwbeheer.

Wil je weten hoe jouw organisatie meer grip kan krijgen op technisch documentbeheer en compliance?👉 Neem contact op met Eyeonim en ontdek hoe wij helpen om valkuilen te voorkomen en processen te optimaliseren.

Veelgestelde vragen over technisch facilitymanagement